: فقدان کنترل های لازم در فرآیند پرداخت حقوق کارکنان و احتمال سوء استفاده های متعدد

شرکت تجاری با 450 نفر کارمند فعالیت می کند که به صورت ماهیانه حقوق پرسنل خود را پرداخت می کند. گردش کار پرداخت حق­الزحمه پرسنل به صورت ماهیانه با تکمیل فرم­های پرداخت حقوق تحت فرمت Excel می باشد که لازم است ماهانه امور مالی شرکت لیست پرسنل و روزهای کاری کارکنان را کنترل کند و پس از تایید، شماره حساب پرسنل و مبلغ حقوق پرداختی تحت فرم­های مالی به بانک ارسال نمایند و سپس بانک اقدام به واریز مبالغ حقوق به حساب کارکنان می کند. هنگام حسابرسی سالانه مشاهده شد مبلغ زیادی پرداختی با یک فرد صورت گرفته که مطابق لیست پرسنل نمی باشد، با ریشه یابی این مورد به یک شکاف کنترلی پی برده شد که حسابدار شرکت با سواستفاده از ضعف سازمان، یک حساب بانکی را تحت عنوان پرسنل شرکت در لیست ارسالی به بانک وارد کرده و ماهیانه حقوق دریافت کرده است.

علت وقوع مسئله: علت وقوع این مشکل نبود کنترل­های لازم و ضعف شرکت در سیستم پرداخت حقوق و پاداش اعلام شد.

  • عنوان راهکار: پیاده سازی نرم افزار مبتنی بر مدیریت فرآیند PQP برای پرداخت حقوق پرسنل

تشریح راهکار:

راه حل ارائه شده، پیاده سازی سیستم طراحی شده بر مبنا فرآیند پرداخت حقوق و گردش کار شرکت است که به صورت خودکار اطلاعات زمان­های کاری و اضافه کاری کارکنان که در سامانه ورود و خروج افراد ثبت می شود، به سیستم پرداخت حقوق ارسال می گردد و فیش حقوقی برای کارکنان به صورت خودکار صادر شده و پس از تایید واحد مالی به بانک ارسال می گردد و حقوق پرسنل به حساب بانکی آن­ها واریز می شود. خروجی فایل اکسل جهت ارائه به بانک حاصل یک گردش کار کنترل شده می­باشد.

2020-04-18T11:23:54+00:00